Καθώς αυτό είναι το πρώτο άρθρο του 2014, ας ξεκινήσω με το να σας ευχηθώ Καλή & Δημιουργική Χρονιά. Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων για την ανάγνωση των άρθρων μου.
Για το 2014 ευελπιστώ να καταφέρω να ανεβάζω ένα άρθρο κάθε εβδομάδα τουλάχιστον. Άρθρα στα οποία θα εξηγήσω διάφορες συναρτήσεις και λειτουργίες του αγαπημένου μου Excel.
Ξεκινώντας λοιπόν θεώρησα πως δεν υπάρχει καλύτερο άρθρο από το να εξηγήσω γενικά πως λειτουργούν οι συναρτήσεις στο Excel. Πολλοί άνθρωποι που ασχολούνται με το Excel θεωρούν δύσκολες τις συναρτήσεις, θυμάμαι κάποιος μου είπε σε ένα σεμινάριο “τις φοβάμαι… μην κάνω κάποιο λάθος, είναι τόσες πολλές!”
Κάθε συνάρτηση στο Excel ακολουθεί την ίδια δομή, και αν την καταλάβετε θα είναι ευκολότερο να κατανοείτε εύκολα κάθε νέα συνάρτηση.
Η βασική δομή μιας συνάρτησης αποτελείτε από το όνομα της (το οποίο με απλά αγγλικά μας λέει τι κάνει), τα ορίσματα της μέσα σε παρενθέσεις διαχωρισμένα με τον χαρακτήρα ; ή το κόμμα σε κάποιες περιπτώσεις:
=ΟΝΟΜΑ_ΣΥΝΑΡΤΗΣΗΣ(όρισμα1,[όρισμα2]…)
Όπως παρατηρήσατε πρόσθεσα τον τελεστή = στην αρχή της παραπάνω δομής αλλά αυτό δεν είναι αυστηρά μέρος της συνάρτησης. Το σύμβολο της ισότητας (ως πρώτος χαρακτήρας σε ένα κελί) λέει στο Excel ότι τα περιεχόμενα του κελιού πρέπει να υπολογιστούν. Είναι δηλαδή ένας τύπος ή μια συνάρτηση. Οπότε, αν η συνάρτηση εισαχθεί σε ένα κελί μόνη της, χρειάζεται το σύμβολο της ισότητας – αν όμως η συνάρτηση χρησιμοποιηθεί σε συνδυασμό και με άλλη/ες συνάρτηση ή υπολογισμούς δε θα χρειαστεί να ξαναχρησιμοποιήσετε το σύμβολο της ισότητας.
Τα ορίσματα μιας συνάρτησης είναι οι τιμές που χρειάζεται η συνάρτηση να γνωρίζει ώστε να κάνει τον απαιτούμενο υπολογισμό. Το πλήθος των ορισμάτων διαφοροποιείται ανάλογα με την συνάρτηση. Κάποια από τα ορίσματα είναι προαιρετικά, θα τα καταλάβετε αν δείτε τις αγκύλες [ ]. Και για να μην το ξεχάσω, αν δείτε τρεις τελίτσες πριν το κλείσιμο 
της παρένθεσης μιας συνάρτησης, σημαίνει πως υπάρχουν περισσότερα ορίσματα να χρησιμοποιήσουμε αν χρειάζεται.
Ας πάρουμε για παράδειγμα την συνάρτηση IF. Στον προγραμματισμό, μια δήλωση IF θα ακολουθούσε την παρακάτω σύνταξη:
IF (αν) λογικό_τεστ THEN (τότε) τιμή_αν_ισχύει ELSE (αλλιώς) τιμή_αν_ΔΕΝ_ισχύει
Στο Excel όμως, πρέπει να ακολουθήσουμε την δομή που περιγράψαμε παραπάνω στο άρθρο, οπότε τα τρία ορίσματα διαχωρίζονται με τον χαρακτήρα ; μετά το όνομα της συνάρτησης και να βρίσκονται μέσα σε παρενθέσεις:
IF(λογικό_τεστ ; τιμή_αν_ισχύει ; τιμή_αν_ΔΕΝ_ισχύει)
Η δομή, σύμφωνα με την βοήθεια του Excel, είναι:
IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])
Όπως βλέπετε, μόνο το πρώτο όρισμα είναι υποχρεωτικό (logical_test), τα άλλα δύο είναι προαιρετικά (value_if_true και value_if_false).
Το τι είναι αποδεκτό για κάθε όρισμα εξαρτάται από την όποια συνάρτηση που θα χρησιμοποιήσουμε. Σε αυτή την περίπτωση, το όρισμα logical_test είναι μια έκφραση που θα εκτιμηθεί καταλήγοντας σε μια τιμή αν ισχύει ή μια άλλη τιμή αν δεν ισχύει. Τα ορίσματα value_if_true και value_if_false μπορούν να είναι οποιαδήποτε τιμή (αριθμός ή κείμενο) ή οποιοσδήποτε υπολογισμός έχει ως αποτέλεσμα μια τιμή.
Οπότε μερικά παραδείγματα της συνάρτησης IF θα μπορούσαν να είναι:
=IF(A1=10) επιστρέφει TRUE αν το A1=10, ή FALSE διαφορετικά
=IF(A1=10 ; «Ναι» ; «Όχι») επιστρέφει Ναι αν το A1=10, ή Όχι διαφορετικά
και,
=IF(A1=10 ; «Ναι» ; IF(B1=5 ; «Ναι» ; «Όχι»)) επιστρέφει Ναι αν το A1=10, αλλά αν το A1 δεν ισούται με το 10, επιστρέφει Ναι αν το κελί B1 είναι 5 και Όχι σε κάθε άλλη περίπτωση.
Ναι, οι συναρτήσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως ορίσματα άλλων συναρτήσεων(συμπεριλαμβανομένων και ίδιων συναρτήσεων – όπως το παράδειγμα).
Το τελευταίο παράδειγμα αποτελείτε από ένθετες IF. Μην ανησυχείτε αν δε καταλάβατε πλήρως πως λειτουργεί η συνάρτηση IF, καθώς δεν ήταν αυτός ο σκοπός του άρθρου. Θα μπορέσετε να διαβάσετε για την συνάρτηση IF σε επόμενο άρθρο.
Το σημαντικό σε αυτό το άρθρο είναι να κατανοήσετε την δομή των συναρτήσεων του Excel γενικά.
